Projekt, Auftrag, Typ, Gruppen und Standardabläufe? Sieht auf den ersten Blick erstmal verwirrend aus? Keine Sorge, wir schaffen jetzt Klarheit.

Du hast ein Projek. Ein Projekt kann mehrere Aufträge haben. Zu jedem Auftrag gehören Arbeitsschritte.

Alle Eingaben sind optional. Das bedeutet, du kannst auch ein Projekt ohne Aufträge oder ein Auftrag ohne Projekt und so weiter anlegen. Wie du Aufträge anlegst findest du im Handbuch unter Auftrag anlegen.

Auftrag

Wenn du einen Auftrag anlegst, kannst du eine Projektnummer und eine Auftragsnummer vergeben. Achte bei der Vergabe der Nummern darauf, dass sie eindeutig sind, damit es später nicht zu Verwechslungen kommt.

Neben den Nummern, kannst du auch einen Auftragstyp zuweisen. Die Auftragstypen unterstützen Dich, die Aufträge besser zu strukturieren. Deine Auftragstypen werden selbstständig in den Einstellungen definiert und mit einer bevorzugten Farbe versehen. Zum Beispiel kann es die Auftragstypen Anfertigung in der Farbe Orange geben und Montage in der Farbe Rot. In diesen Farben tauchen die Aufträge dann in der Plantafel auf.

Auftragsakte

Über die Plantafel kannst du die Auftragsakte zu jedem Auftrag öffnen. Die Auftragsakte ist der zentrale Bestandteil. Darin findest du alle zugehörigen Informationen, wie Kunde und Adresse. Du siehst den Chat und alle zugehörigen Dateien. Über die Auftragsakte kannst du auch Bearbeitungen vornehmen.

Sollte zu einem Späteren Zeitpunkt eine Nacharbeitung zu dem Auftrag stattfinden, weil zum Beispiel etwas kaputt gegangen ist, kannst du zu dem alten, abgeschlossenen Auftrag einen neuen Arbeitsschritt hinzufügen. Der Schritt kann zum Beispiel Nacharbeitung heißen. Das bietet dir und deinen Mitarbeitern den Vorteil, dass alles in einer Auftragsakte zu sehen ist. Sowohl die vergangenen, als auch die neuen Informationen, Datein und Chats.

Arbeitsschritte

Die Arbeitsschritte sind die einzelnen Punkte, die in einem Auftrag durchlaufen werden. Zum Beispiel kann ein Auftrag damit anfangen, dass ein Angebot geschrieben wird und beendet mit dem Schreiben der Rechnung. Je nach Handwerk und Auftragstyp folgen dazwischen weitere Schritte. Die Anzahl der Schritte variiert. Aus Erfahrung können wir sagen, dass in kleinen Betrieben mit wenig Mitarbeitern 1 bis 5 Schritte aufgeführt werden. Größere Betriebe können auch 10 bis 15 Schritte haben.

Die Arbeitsschritte dienen der Terminierung, Mitarbeiterplanung und Zeiterfassung. Deine Mitarbeiter können sehen, welche Aufträge mit welchen Arbeitsschritten anstehen und zu welchen Aufträgen sie speziell zugewiesen wurden. Auf die Aufträge stempeln sich die Mitarbeiter ein und die Zeit wird erfasst und anschließend automatisch in den Stundenzettel übertragen.

Zusätzlich kannst du auch einzelne Aufgaben zu den Schritten hinzufügen und Mitarbeiter zuweisen. Dies soll dabei helfen, dass auch nichts vergessen wird. Aufgaben können zum Beispiel sein Müll entsorgen oder Werkzeug reinigen. Die Aufgaben helfen dir außerdem bei der Qualitätskontrolle, da Zeit und Mitarbeiter der Fertigstellung dokumentiert werden.

Gruppen

Du kannst deine Arbeitsschritte in Gruppen einteilen. Sozusagen Abteilungen in deinem Betrieb. Nehmen wir die Schritte Angebot und Rechnung schreiben. Solche Aufgaben werden im Büro durchgeführt. Andere Aufgaben werden von Mitarbeitern in der Fertigung durchgeführt. Gleiches gilt für die Baustelle bzw. Service-Mitarbeiter.

Die Gruppen sind für eine bessere Strukturierung und Planung da. Du musst sie aber nicht verwenden. Gruppen können individuell in den Einstellungen definiert werden. Sie lohnen sich wahrscheinlich auch erst in großen Betrieben mit 20+ Mitarbeitern.

Standardabläufe

Da es umständlich ist, jedes mal die Arbeitsschritte neu zu zuweisen, gibt es Standardabläufe. Standardabläufe definierst Du, wenn sich Schritte zu bestimmten Auftragstypen immer wiederholen. Du sparst dir somit Schreibarbeit. Die Standardabläufe kannst du in den Einstellungen definieren. Eine Anleitung findest du hier.

In den Ablauf packst du alle benötigten Arbeitsschritte rein. Du kannst auch schon Dauer, Mitarbeiteranzahl, usw. definieren.

Wenn du jetzt einen neuen Auftrag anlegst und unter Arbeitsschritte den Standardablauf wählst, dann sind alle Arbeitsschritt, inklusive der vordefinierten Einstellungen automatisch mit nur zwei Klicks hinzugefügt. Aber keine Sorge, du kannst anschließend immer noch einzelne Änderungen vornehmen, ohne den Standardablauf zu ändern.