Update August 2023

Neue Funktionen - Kurz & Knapp:

• Kolonnenplanung: Plane deine Kolonnen mit einem Klick! Alle Mitarbeiter wissen Bescheid.
• Auftragsstatus: Wurde das Angebot bestätigt? Kann die Rechnung gestellt werden oder wurde die Rechnung bezahlt?
• Vorgaben für Stundenzettel: Frühester Beginn, mindestens Pause, standardmäßiger Arbeitszeitbeginn. Du kannst jetzt Vorgaben für die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter hinterlegen.

Kolonnenplanung

Du hast Mitarbeiter, die in Teams bzw. Kolonnen zusammen arbeiten und willst diese in der Planung zusammenfassen? Genau das kannst du jetzt durch die Kolonnenplanung.

In der Mitarbeiterplantafel werden eure Kolonnen als erstes angezeigt. Du kannst die Kolonnen ganz einfach mit einem Klick planen. Alle Mitarbeiter der Kolonne werden dann automatisch in der Planung eingetragen.

Urlaube und Krankheitstage eines Mitarbeiters werden auch für die Kolonne direkt angezeigt. So kannst du schnell sehen, ob die Kolonne komplett ist oder ob ein Mitarbeiter fehlt.

Du kannst die Kolonnen in der Mitarbeiterplantafel ausklappen und siehst die Aufträge der einzelnen Mitarbeiter. Du kannst also Aufträge auch einzelnen Mitarbeitern zuweisen, bspw. wenn ein Mitarbeiter krank ist und ein anderer einspringen soll oder ein Mitarbeiter noch zusätzlich bei einem Auftrag unterstützen soll.

Das folgende Video zeigt dir in Kürze, wie die Kolonnenplanung funktioniert:

Auftragsstatus

Einen Status für Arbeitsschritte gibt es in Artesa schon lange. Ab sofort könnt ihr aber auch dem Auftrag selbst einen Status geben. Ist das Angebot bestätigt? Kann die Rechnung gestellt werden oder wurde die Rechnung bezahlt? Du kannst jetzt den Status eines Auftrags ändern und deine Mitarbeiter wissen Bescheid.

Besonders in der Auftragsliste ist das praktisch. Dort kannst du die Aufträge nach dem Status filtern. Abgeschlossene Aufträge kannst du bspw. standardmäßig ausblenden. So hast du immer einen aufgeräumten Überblick über deine Aufträge.

Ihr könnt den Auftragsstatus ganz flexibel festlegen, so wie es zu Eurem Arbeitsablauf passt. So könnt ihr bspw. den Status “Angebot bestätigt” nutzen, wenn der Kunde das Angebot bestätigt hat. Oder ihr nutzt den Status “Rechnung gestellt”, wenn ihr die Rechnung gestellt habt. Ihr könnt den Status auch nutzen, um den Auftrag zu archivieren. So könnt ihr bspw. den Status “Abgeschlossen” nutzen, wenn der Auftrag abgeschlossen ist und die Rechnung bezahlt wurde.

Vorgaben für Stundenzettel

Die Vorgaben für Stundenzettel ersparen euch wieder ein paar Klicks. Ihr könnt jetzt Vorgaben für die Arbeitszeiten Eurer Mitarbeiter hinterlegen. So könnt ihr bspw. den frühesten Beginn, die mindestens Pause oder den standardmäßigen Arbeitszeitbeginn hinterlegen. Die Vorgaben werden dann automatisch in den Stundenzettel übernommen. Ihr könnt die Vorgaben für jeden Mitarbeiter individuell hinterlegen.

Hier verschiedene Szenarien, die sich mit der neuen Funktion jetzt umsetzen lassen:

1. Ihr habt bei euch intern festgelegt, dass ein Mitarbeiter frühestmöglich um 05:30 Uhr anfangen soll.
   • Mit dem entsprechenden Arbeitszeitmodell wird die Zeit automatisch auf 05:30 Uhr korrigiert, wenn ein Mitarbeiter sich bspw. schon um 05:28 Uhr stempelt.
2. Ihr habt eine Mindestpause von 30 Minuten festgelegt.
   • Mit dem entsprechenden Arbeitszeitmodell wird eine gestempelte Pause von bspw. 27 Minuten auf 30 Minuten korrigiert.
3. Ihr nutzt nur die Stundenzettel zur mitarbeiterbezogenen Zeiterfassung und nicht die Verteilzeiten oder Auftragszeiten in der Erfassung?
   • Mit dem entsprechenden Arbeitszeitmodell könnt ihr einen standardmäßigen Arbeitsbeginn um 06:00 Uhr und eine halbe Stunde Pausenzeit festlegen. So habt ihr wieder ein paar Klicks gespart.

Die Korrekturen werden im Stundenzettel gekennzeichnet und können selbstverständlich manuell korrigiert werden.

Szenario 1 und 2 siehst du in folgendem Screenshot dargestellt:

Szenario 3 siehst du im folgenden Screenshot: